「向上管理」聽起來很嚴肅與困難,其實簡言之就是與主管保持良好的溝通,讓整個組織都能保持資訊的同步,這樣老闆可以放心,而團隊才會有好成績。還記得精采公關成立於2003 年時(精采次集團隸屬於精英公關集團,次集團包含三家公司:精采公關,精萃公關,精準策略行銷),當初是從精英公關集團旗下的楷模公關分出來的,然後由我來帶領開創,剛開始第一年,由於帶了很多好客戶過來,經營業績不錯,客戶也穩定;第二年大環境變動,有的客戶被併購,有的則退出台灣市場,一下子突然業績不如預期,因為精采是新公司,對外只能仰賴集團的招牌,並不堅強。
當時我剛擔任副總,非常緊張,每天都是自己最晚關燈鎖門,大小會議都不敢錯過,可是會發現每天已經很辛苦,但同事卻都待不住而離開,客戶也只看見自己才放心。我開始反省也領悟一些事情,知道方法有錯,所以團隊的成績出不來。
建立上下溝通管道
在公關公司工作許多年後,領悟一件事情,團隊成績是很殘酷的,是平均值,一個團隊中,雖然自己有九十分,但是其他同事分數要是不高,整體團隊分數就是稀釋與拉低。因此,我一方面開始做團隊訓練,除了讓部屬們在技巧與專業上都能有整齊的水準,還有要求隨時回報,引導他們要主動向上溝通。其中一個方式是,讓大家去討論未來的目標,而不是由我去做命令式的要求,如此無論熱情、速度與執行上效率都更好。因此,有時候向上溝通與管理的型態與管道,也可以由做主管的來設計與建立。
此外,我自己也有做向上溝通的工作。這一年在每個月的經營會議,我的業績都敬陪末座。當時,雖然成績不好,因為有分析與檢討,也知道業績不好的原因所在,我相信自己可以找到方法克服,只是要時間並得到老闆的支持。因此我的做法是,先坦白的分析現在的環境態勢、公司的狀態,讓一切都透明,讓老闆能了解狀況與原因,不用太擔心業績的低落;再來是提解決的方法,其中很重要的是要告訴他們說,我面對這樣的情況,計畫要怎麼做?接著會達到哪些目標?細節甚至清楚到包括我要進攻哪些客戶,用甚麼方法。我能夠表現出所有的目標與計畫,而且每個月都會讓老闆知道我改了甚麼,達到哪些效果,這個月進步了多少。因此,即使業績不理想,老闆仍放手讓我去經營,在這樣的做法下,我也在1年內就達到目標,接著就是逐步成長。我想在逆境中,一定要很坦白的面對自己,才能找出原因,知道正確的原因,才能找出解決的方法,這些事情的過程、思維的邏輯,都是主管觀察部屬的重點,如果部屬能夠清楚表達溝通好,就能獲得信任。
在精采次集團中、甚至精英集團中,精準策略行銷是一家比較獨特的公司,他們是我們集團中第一家不是掛「公關顧問」的公司,而是掛「策略行銷」公司,雖然有信心的是公關,但卻要打網路戰,他們在向上溝通上做的就很好,他們會主動的對上表示要做雙核心發展,從網路的企劃、行銷、工具、技術,讓主管們了解他們不斷學習、上課的過程,剛開始時,雖然沒有萬事俱備,但會願意先出去接觸客戶,從客戶端獲得市場需求,確認自己的方向。在組織中,透過各種溝通方式,建立共識是很重要的。
主動回報就是向上管理
向上管理其實並不是口號,也不難。我的部屬中,每天只要花個十分多鐘跟我聊聊今天的工作狀況,我就覺得他的向上管理不錯了。部屬們可以聊聊今天做了甚麼事情,客戶的反應等,把所面對的事情與主管說明,這樣主管可以掌握狀況,也提前發現問題或者及時給予指導。如果遇到問題,最好要帶著解決方案一起與主管討論,溝通時著重於讓主管可以理解你的做法,讓主管成為你的諮詢者,尋求最好的解決方案。但要切記,當與主管討論完去執行後,一定要回報結果,因為,向上管理的重要環節就是定期回報。所以,與主管溝通時,要帶著想法進來,討論後,去執行解決,最後要回報。這樣才會不斷有進步。
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