本期文章

向上管理規劃、組織及領導

文/邱皓政    

幾個月前,我的研究團隊來了一位新的研究助理,當時正好在籌辦學術研討會,好幾個學者訪問團來訪,事務繁忙,每一個老助理都自身難保無暇他顧。有一天,我接到電話通知有一批大陸教授沒有拿到入台證,來不了台灣。我跑到助理室,問說現在該怎麼辦?幾位老助理你一言我一語的,意見紛紛,向往常一樣的等待我做出指示。我說,比較重要的是牽涉到經費的訂房、車輛都先改,趕快去打聽一下改訂的事情吧,結果那位新來的小助理老神在在的說,不用打聽了,都訂好了,我說為什麼,他說,當初沒有人跟他明確的說有幾個人要來,只說「大概」如何如何,他就自己假設幾種狀況,多問了幾家,分別都做了保留,只要再打通電話就好。當天他的氣定神閒的表情,讓我對這位新新人類的七年級生印象深刻。



「你辦事我放心」小助理出頭天



研討會前一天,大陸學者有的從北京直飛,有的從廣州轉香港飛台灣,帶頭的團長自己卻從昆明一個人過來,接機助理人仰馬翻,最後只好由我親自出馬去桃園機場接機,但當時我人在三峽的國家教育研究院,車子留在和平東路的師大,我正躊躇要如何趕去機場,那位七年級生小助理拿了一個防水資料夾給我,裡面有一疊文件,還有2張千元大鈔。我說做什麼?小助理說,裡面有接機的注意事項、訪客名單及接機分工表,那筆錢則是零用金,這個防水資料夾他準備了好幾份,負責接機的人都有一份,我是最後一個領資料夾的人。然後他遞給我一枝筆說,老師,你也要簽名以示負責。我問,那麼裡面那張台北縣地圖呢?他說是給訪客瞭解台北用的,讓他們可以去除環境的陌生感。我點點頭,稱許他做事周到,然後就搭計程車趕去機場,結果到了機場我翻開皮夾卻沒有足夠的錢支付車資,想到防水夾裡有零用金,恰好解除了當下沒錢付帳的窘境,心裡默默感謝那位小助理,確實能夠替我分憂解勞。



「你辦事、我放心」這句話,是我的一位師長畢業前給我們學生的贈言,他說,出了社會工作,成績不再重要,能力也能培養,最難能可貴的是能讓人信賴,最難做到的是知所進退,拿捏份際。他說,如果哪一天你的老闆對你說:「你辦事、我放心」,那你就離成功不遠了。而誰能做到替上司分憂解勞,那就是成功的向上管理。



主管是凡人主動分憂



管理學院的學生都熟悉「管理」的定義,不外是對於所賦予的任務進行規劃、組織、領導、控制來追求效率與成果,但是「管理」一詞向來是指上對下的影響歷程與結果,很少有人會想到管理也可以是由部屬對於上司的主動影響。所以老師的畢業贈言格外令我牢記在心,因為老師說,上司主管其實也是凡人,你看他高高在上,但是內心可能比你還低落。當你能為主管分憂解勞之時,除了拉近彼此的關係與交情,更重要的是也替他分擔了管理職能,因為你做到了替他規劃、替他組織、引導主管決策並能掌控全局,這是做人部屬的最高境界!「向上規劃」需要主動與勇氣,更需要彼此的信任與默契。



管理的第一個功能是規劃,因此部屬對於上司的影響也可以從規劃做起。一般在職場常見的是部屬對於上司言聽計從,即使對上司的規劃不以為然,也很少有部屬能夠勇敢的對上司說出他的想法,而採取虛以委蛇的態度但是又暗自不爽在心裡。如果部屬能夠預先作好功課,適時提出方案,即使部屬的想法不見得比上司來的好,但是已經足夠讓他對你留下深刻的印象。



就像我的那位新來的小助理,總是會比我多設想一些,幾個月下來,確實讓我對他信賴有加。我經常聽他說,「老師,這件事你不必費心,只要簽名就好」,「老師,這件事我已經處理了什麼什麼了,現在你還要做什麼做什麼喔」。比較複雜的狀況則像選擇題,像是:「老師,你若要怎樣的話,我就會去怎樣,但你若要那樣的話,我則會怎樣,現在老師你想怎樣?」,我通常就按照他的建議或幾個選擇做個決定,事情就可以順利往下走,這是我的其他助理做不到的。




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