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許多行動也許只費時幾分鐘，但在適當的情境之下，卻能使任務大有進展。「把所有事情都從你的腦袋裡弄出來，以合適的類別，組織好項目的各種提醒，以及下一步的行動，保持你的系統更新和完整，充分地檢查，使你在任何時候都能信任你的直覺。」美國企業顧問專家大衛艾倫（David Allen）在其效率管理暢銷書《搞定！2分鐘輕鬆管理工作與生活》（Getting Things Done）一書中提出，通過記錄的方式，把頭腦中的各種任務移出來，藉此頭腦可以不用塞滿各種需要完成的事情，而集中精力在正在完成的事情。
這是一個沒有數位工具，就沒有工作效率的年代。雲端工作達人、Citrix大中華區總裁曹衡康，他包包裡掏出來至少是兩個以上的行動工具：一台手機、一台平板電腦、一台其他作業系統的手機或平板電腦，遠處還有一台筆記型電腦。對他而言，現在最有用的管理工具莫過於軟體App，從行事管理、資訊蒐集到組織溝通，就算是等飛機出差的空檔，都能好整以暇地面對，「雲端工作的好處是有助於時間管理，用零碎的時間隨時工作，保持效率。」
艾倫在其書中建議，要能夠在短時間內管理自我，建立好的工作流程有五個步驟可參考：了解必須「蒐集」的所有資訊、「處理」並決定如何運用、「組織」並據此整理、「整理」成不同選項以便決定如何行動、「行動」，這五個階段進行水平式管理，在特定時間點觀察所有的任務。
提升機動性
在過去，要完成這五個步驟得花費許多心力，除了得找到好用的工具外，最大的困難是，在PC時代，得被綁在定點才能處理。但行動App的出現，不僅可以輕易在數十萬個中，找到最合用的選擇，更因為行動App有著「跨平台」、「基於雲端」、「同步處理」的三大特色，打破原本受限制的時間、地點，大大提升了日常生活與工作機動性。
根據思科調查報告，2014年每位知識工作者擁有連線裝置的平均數量將達到3.3部，超過2012年的平均2.8部。此外，雲端工作趨勢同樣對企業帶來改變，行動力將在2014年占據企業IT預算20％，2012年則為17％。
經營企業視訊會議解決方案的Polycom，台灣區總經理呂理正觀察，過去企業認為購買視訊設備是項成本，「金融海嘯期間，企業在進行成本降低的過程中，發現這不是成本了，是工具，因為它能有效降低支出。此外，平板等行動工具興起，讓大家隨時可以開會，更加降低商務旅行的費用。」
例如工作方法第一步「蒐集待完成的事情」，現在可以透過應用軟體iReadG、Flipboard、Pinterest主題式地接收外界訊息，使用代辦事項to-do List軟體記錄事件與步驟。接下來的「處理」步驟，可以使用QuickOfficer編修Office檔案、GoToMeeting開啟視訊會議、Dropbox或Bump分享檔案給同事，「歸檔」與「回顧」則可使用WorldCard整理名片、Evernote追蹤記錄專案進度等。
雖然雲端工作能夠帶來不同以往的效率，但琉璃奧圖碼資訊處資深經理范光治也提出一個疑慮：把資料放在雲端固然可以隨手可得，但是資料有受到保護嗎？工作事物是不是能安全地存在雲端？
留意隱私政策
資安專家、Websense台灣區技術總監莊添發認為，行動辦公室的風氣，從企業角度來看，可以延伸內部防護，讓員工使用自己的裝置工作時，不會不小心下載到含毒軟體，「對個人工作者來說，時常會忽略閱讀製造商的Privacy Policy & Term of Use（隱私政策與使用條款），檢查傳輸加密是否使用SSL連線的應用程式，以及資料存放位置是否加密。當然還需要選擇合法的App來源及網站。」
一天只有24小時，透過智慧型手機使用行動App，雖然並不會讓時間多出來，對許多人而言，也不一定真正能夠變得更加善用時間。或者一些複雜度高的事項，最後還是會回到電腦端運作。真正大不同的是，找回了生活的支配權，有選擇性地做真正想做的事，一旦讓自己面對生活不再混亂，工作成果也會變得更好。而且不只是工作，所有事情都會往好的方向進行！
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