本期文章

內部控制需要加入創意思考

撰文/賴森本    

內部控制是一種管理過程,由管理階層所設計,經董事會核准,再由全體員工共同負責推動,藉以合理確保組織目標之達成。近年來,連續發生幾件因內部控制制度缺乏創意思考,導致不但無法確保組織營運效果及效率之提升,反而陷員工於誤觸法網之險境,諸如:公務員詐領休假補助費、機關首長特別費未檢附收據核銷、科學研究經費以假發票報帳等。上開事件均訴說著內部控制若只為管理控制而控制,則其所帶來之後遺症,是相當慘重的,其造成許多員工不慎誤觸法網,面臨檢調約詢以致士氣低落;司法部門訟案辦不完,不得不訴求政治途徑解套;而主管機關最後不得不遷就事實,修改相關之法令規定以為配合。這樣的發展過程,似乎訴說著早知如此結果,當初就不該這樣設計內部控制制度。



內控缺乏創意思考,國民旅遊卡美意盡失



公務員休假補助費係自民國92年起實施,當時發給公務員「國民旅遊卡」,並要求其須在貼有識別標誌的特約商店與飯店刷卡消費,才能請領上限16,000元的強制休假補助費,由於當時規定為「異地隔夜消費並應檢據報銷」,且該制度轉換之初,相關之配套措施匆促上場,所以,特約商店與飯店之家數尚不多,以致有部分公務員覺得此種控制作業十分不方便,乃逕自於93至95年間,以投機取巧之方式,就近於銀樓購買服飾、金飾,隨後退貨換現金,並給該銀樓佣金,此種利用國民旅遊卡「真刷卡、假消費、換現金」詐領休假補助費方式,引來許多公務員模仿,直至該事件爆發後,光是基隆地檢署就曾於96年起訴與緩起訴公務員多達二千多人,由於上開控制缺乏創意思考,造成員工消費不便,以致反彈聲浪很大,後來,主管機關乃將報支之規定,放寬為「跨縣市消費」即可;然而,實施一段時間後,仍發現尚有不方便之聲音出現,只好再度放寬為「只要有旅宿業收據」即可,不再以地域作為控制作業之要件。



近來行政院將對十年前為振興觀光產業,並結合公務員強迫休假,而推出之「國民旅遊卡」制度檢討,認為每一年花政府約70億元預算,且特約商店已擴及美容護膚等其他行業,對原規劃之促進觀光效果,已十分有限,所以今(2013)年底將通盤檢討國旅卡之存廢。



內控標準難符合,首長特別費只好除罪化



機關首長特別費原為各機關學校首長與副首長因公務所需,並經核定有案之特別費,依據行政院規定,其報支仍以檢具原始憑證列報為原則,倘有一部分費用確實無法取得原始憑證時,得依首長、副首長領據列報,但最高以特別費半數為限。然而,執行結果,發現很多首長之特別費支用,無法符合該控制標準,以致造成司法部門堆積許多特別費之訟案,許多機關首長為此而人心惶惶,朝野兩黨只好遷就現實狀況,修改會計法增訂第99條之1,將95年12月31以前之特別費,予以除罪化。



內控作業彈性不足,爆發教授報假帳事件



國科會主管的科學研究經費,最近連續發生部分教授以假發票報帳之情事,且據報導涉入的教授達千人之多,主要原因是科學研究經費報銷之控制作業沒有足夠之彈性,以致許多教授貪圖方便而誤觸法網,中研院院長翁啟惠、臺大校長李嗣涔和清大校長陳力俊曾共同署名聲明略以:「我們相信,這數百位教授中,有少數的確把研究經費不實報銷後中飽私囊…,但絕大多數教授的報帳事情,均是交給助理處理,有這麼多助理便宜行事,以品項不合之發票從事報帳,背後恐怕也有制度上可檢討之處」。



教授以不實發票報帳遭起訴乙案,驚動朝野立委,提案修正「會計法」盼為此難題解套,翁啟惠院長也再度致電立委,希望盡速推動修法。國科會經此事件後,幾經檢討發現原來的控制作業,確有缺乏彈性之處,不得不修訂科學研究經費使用規範,如:放寬流用比率;細項內容與經費調整,由校方認定其合理性;哪些支出品項與研究相關,授權學校與研究機構認定等。由於大學教授以假發票核銷案持續延燒,國科會進而研究是否推出「庫房制度」,比照中研院生物醫學科學研究所、分子生物研究所模式,在校內設立實體或虛擬庫房,讓教授聯合採購碳粉匣、燒杯等常用器材,得以壓低價錢,並透過專職行政人員採買,減少教授直接接觸廠商的機會。


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