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掌握開會技巧會議達人就是你
法國文豪巴爾札克(Honore de Balzac)有句名言： 「我不在咖啡館，就在前往咖啡館的路上。」 對多數經理人來說，工作生涯的寫照則是： 「我不在開會，就是在前往開會的路上。」 已故管理大師彼得．杜拉克(Peter F. Drucker)曾指出， 要做一位有效的管理者，很重要的一件事是：不開無效的會議。 沒有效果的會議就是浪費時間，開有效的會議，主管才能創造高效能。
「抱歉，王經理現在正在開會，需要我幫您留言嗎？」 「對不起，陳副總這個星期每天都排滿會議，幫您約下星期的時間好嗎？」 「林董事長出國開會5天，等他回來再跟您聯絡好嗎？」 「請業務部所有同仁到第一會議室開會。」 「跨部門會議在下週一舉行，請各部門主管將時間空出來。」 「太誇張了，沒會議室怎麼開會，這個禮拜公司所有會議室全被預約了。」 ……。 部門會議、行銷會議、業務會議、績效會議、協調會議、視訊會議、跨部門合作會議……，各式各樣的會議，讓經理人分身乏術、開到嘔吐。套句法國文豪巴爾札克(Honore de Balzac)的名言：「我不在咖啡館，就在前往咖啡館的路上。」對多數經理人及管理階層來說，工作生涯的寫照是：「我不在開會，就是在前往開會的路上。」 在工作上擔任的職級越高，責任越重，需要溝通、協調、評估、決策的事項越多，自然參與會議也就越多。常聽很多主管哀嘆道：「開會是我的主要業務，一天照三頓開，外加宵夜場，放著一大堆事沒時間做，我簡直快變成開會機器人了。」
不開無效的會議
根據研究調查顯示，一般的主管在一星期中，平均有一半時間是耗在開會上。已故管理大師彼得．杜拉克(Peter F. Drucker)指出，要做一位有效的管理者，很重要的一件事是：不開無效的會議。他強調，如果開會沒有效果，會議就是浪費時間。會議必須有效果，主管才能創造高效能。 杜拉克曾於《哈佛商業評論》(Harvard Business Review)為文指出，開一場會議要有效果，與會者必須要有高度的自律能力，會議主持人必須判斷應召開何種類型的會議，不能隨意改變會議的型態，而且要確定與會者都能切中要點。達成會議的目標之後，就立刻結束會議，不要再扯出別的議題來討論，而開完會的後續追蹤更是不能忽略。 杜拉克強調，要讓會議有效率，首先需決定會議的類型。針對不同的會議，會前準備的功夫也不同。舉例來說，如果是要宣布重大消息的會議，例如：組織進行變革，此時，會議的重點在於宣布事項，同時展開討論。又如：某一位成員要在會議中提出專題報告，那會議就需聚焦在報告的內容，討論的事項不能超出報告的內容；如果是多位或全體與會者都需提出報告的會議，這種會議不應該進行任何討論，如果要討論，也只鎖定在需要釐清的問題上。 另一種方式是，在每個人報告之後進行簡短的討論，所有與會者都可以提出問題，如果採取這種方式，不需要在開會前將所有報告先發給與會者，而且在會議中要設定每個人的發言時間，例如：每人進行15分鐘的報告。 在杜拉克眼中，艾佛烈．史隆(Alfred Sloan)是一位最具效能的企業領導人，史隆於1920到1950年執掌通用汽車(General Motors)，杜拉克讚許史隆非常擅長開有效的會議及後續追蹤：「一星期6個工作天，史隆大部分時間都在開會，其中3天開正式的委員會，另外3天與通用的一個主管或一群主管開專案會。正式會議開始時，他會先宣布會議目的，然後仔細聆聽，他從來不做筆記，除了澄清疑點之外，幾乎不發言。會議結束時，他會進行總結，感謝每一位與會者的參與。隨後他會寫一分簡短的備忘錄，寄給與會的每一個人，備忘錄的內容是會議結論的總結，包括：針對同樣議題再次召開會議或進行研究、任務完成的期限、負責的主管等。」杜拉克強調，史隆寫的每一張會議備忘錄都堪稱傑作，善用這些備忘錄，讓史隆成為極為優秀的高效主管。
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