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「專案」或「專案管理」都是大家耳熟能詳的字眼，但是不同的人對於這些名詞卻有不同的解讀。譬如，「專案」可能是指一項「計畫」、「提案」或是「行動」。 「專案」是指需要完成的工作，具有明確的終點。通常來說，在企業裡頭，專案是指一連串彼此相關的活動，通常是指一群人在為時1到18個月的期間中，為某個單次的任務一起合作。
舉例來說，設計新車就是一種專案。一群人為了設計、建造、測試以及修改而同心協力。當新車一旦進入量產，這個專案就宣告結束，生產這款車輛的任務，就交給接下來的部門或企業單位。
專案的生命週期
一般專案的生命週期，包括以下這4個明確的階段：
1.規劃。
2.建置。
3.執行。
4.結案。
每一個階段各有自己的目標、活動、工具以及技巧。專案經理人需要了解這些目標，準備相關活動，並且在有必要的時候運用工具和技巧。
專案管理的第一個階段是規劃，規劃階段包括以下步驟：
1.界定真正的問題。
2.找出利害關係人。
3.設定目標。
4.準備有所取捨。
5.界定所需活動。
界定真正的問題
在開始之前，先花些時間判斷專案試圖解決的真正問題是什麼，真正的問題癥結不見得一定非常明顯。
真正問題的界定工作是很重要的步驟。人們為了趕緊完成任務，往往還沒徹底了解真正的問題癥結，就提出解決方案。如果沒有了解真正的問題所在，設計出來的解決方案可能過於簡單、複雜、為時已晚、或不敷所用，到頭來是浪費時間與金錢。
要了解專案真正的需求，請回答以下的問題：
‧你覺得這個專案的需求與目的是什麼？
‧人們為什麼認為這是需要解決的問題？
‧解決方案或是結果會對誰造成影響？
‧各利害關係人對這項專案的目標各有什麼不同？
‧人們會以什麼標準來判斷這項專案是否成功？
找出利害關係人
凡是對專案結果具有既得利益的人，都算是「利害關係人」，贊助者、顧客、經理、以及財務人員都是利害關係人，專案的成敗也是由這些人判定。
一旦找出利害關係人之後，請和他們合作，了解專案的成功對他們有何意義。不妨讓他們驗收本身對專案最終成果的期望，以及他們願意對此付出些什麼。因為每個利害關係人各有不同的利益，他們對於成功的定義可能也不一樣。在這個階段，關鍵任務之一就是整合利害關係人的期望，成為連貫、可管理的專案目標。
要是專案進行到一半的時候，利害關係人出現變化的話又該如何？這種情形並不罕見。要做好準備的不光是對新利害關係人的回應，在調整專案的方向時，還得讓所有其他的利害關係人共同參與決策。
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