|
換句話說，我們對別人的第一印象，五成以上由「視覺接收的訊息」決定。
這個法則不僅適用於人，也適用在簡報資料。在拿到書面資料的那一瞬間，資料的「樣貌」是最重要的。審核資料的人無須詳讀資料的數字或文字，只要迅速翻閱一遍，就可以憑直覺判斷這是不是一份好的簡報資料。
有效資料不可或缺的3大重點
事實上，進行簡報的現場是相當嚴苛的，必須用與電視廣告一樣的速度抓住觀眾。雖然必須閱讀的資料非常多，但是讀者只需要15秒，就可以決定這份資料的好壞，以及自己的喜惡。
定簡報資料合格與否的高層們總是公務繁忙，沒有多餘的時間詳讀大量資料，如果眼前的資料可以讓人一目瞭然，那真是再好不過了。
因此，簡報的架構要盡量「簡單」，最好僅靠綱要就能傳遞訊息。最受歡迎的簡報是，雖然資料、數據非常龐大，卻簡單到可以從中擷取一行摘要做結論。例如「○○指的就是XX」，或是「能夠降低這麼多成本」、「好處是可以輕鬆取得」等，簡短有力的結論可以讓對方立刻理解。
另外，善用「圖像」，即使沒有文字也能順利傳遞訊息。例如在語言不通的國外機場，總是能夠輕鬆找到廁所；看到交通標誌，不會闖越馬路。除了圖像之外，「顏色」也代表了多種意義。在日本，紅白相間表示喜慶，黑與白則帶來不吉祥的感覺。紅色是危險，黃色表示警告，白底加上紅字或圖案，代表救護車或醫院等醫療機構。在伊拉克做生意時，如果身上帶著紅、藍、白等表示美國星條旗的顏色，大概就會被視為拒絕往來戶了吧。由此可知，即便不使用文字，光是顏色也能傳遞很多訊息。
創略廣告總經理黃志靖，由於比稿實戰經驗豐富，他同時也是國內知名的簡報（presentation）講師，開課傳授有關口語簡報的準備與臨場技巧。針對《不必說話就贏的簡報術》提及的書面簡報技術，他提出精闢詮釋作為呼應，是極具參考價值的延伸觀點。
黃志靖觀點：透過書面簡報產生對話
書名《不必說話就贏的簡報術》，其中「贏」的涵義，我認為需要進一步解釋，它應該是指在無法與客戶見面的情況下，只憑書面簡報就能引起審核簡報者的閱讀興趣，進而取得對立論的認同，得到參與比稿的「資格」。
以比稿慣例來說，現場簡報（presentation）仍是不可或缺的步驟。這好比求職者投遞履歷後，還是需要經過面試，而書面簡報與履歷表的功能類似，都以爭取到面試「門票」為唯一目標。
撰寫一份無法當面溝通說明的書面簡報，首要重點是簡報內容要有「對話邏輯」，就像Web 2.0強調的互動性（interact）。寫簡報時，一面寫一面想像對方在閱讀中可能的反應與觀點，簡報的鋪排因此應該預設讀者反應，對他的疑問、好奇，適時提供解答及必要的佐證。
鎖定3個主題
3重點、3原則 4個以上就記不住
很多人在製作簡報時可能會「這個也想說，那個也想講……」想傳遞的訊息多到堆積如山，不過若以看簡報的人的立場來思考的話，一次接收太多訊息，最後反而什麼都記不住。就好比一份羅列20項產品功能與優點的資料，看完之後，可能一點印象也沒有。
日本多數企業的企業精神條例大約都有10項左右：「一、我們將成為○○界第一；二、我們將為地方付出……」像這樣洋洋灑灑列出的10項條例，對企業員工來說，或許都能倒背如流，不過與公司無關的人大概就記不住了。
我在簡報研習課程中都會做一項實驗：從雜誌或公司內部文件中擷取1頁簡單的內容，請學員花1分鐘閱讀，接下來的1分鐘請學員寫出剛才閱讀內容中的單字或句子。結果，多數學員都只能寫出兩、三項，最多也不會超過5項。由此可知，才剛讀過的內容，1分鐘之後卻只能記得兩、三項。
人類的記憶力有限，就算想努力記住，也是心有餘而力不足，更別說漫不經心地接收資訊時，大腦根本就沒有進入記憶狀態，這時候就算丟進再多的資料，也是白費功夫。
「3」是傳達訊息時的魔法數字
基於以上理由，在製作簡報時，如果希望對方確實記住資料訊息的話，就必須鎖定重點。倘若人類的大腦記不住10項教條，也背不出7個習慣的話，那要幾項才記得住呢？
答案是「3項」。
3個人聚集一起說話稱為「鼎談」。鼎是古代用來當作爐灶的青銅器，有3隻腳，所以才會有「鼎談」的用法。即使是銅製的沉重鍋子，只要放在裝有3隻腳的鼎上，就不會翻倒，所以「3」又被稱為是最小的穩定數字。另外，日本戰國時代的地方諸侯毛利元曾經以一支箭容易折斷，3支箭不容易折斷為例，訓示3個兒子要同心協力共同奮鬥，這也就是後人所說的「三矢之訓」。
「3」的用法還有德川三大家、日本三大偶像天王、（光、非核的）三原、日本三景、棒球三冠王等。像這樣以3個為一組的記憶對象物非常多，而且不只日本社會是如此，西方也有很多「世界三大○○」的用法，可見這種記憶方式是全世界通用的。
「3」真的是一個不可思議的魔法數字，有時只有兩項不見得記得住，但只要是3個一起，就可以完全記住。所以，如果以3的原則安排簡報資料的話，將會得到最大的效果。
|
