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華燈初上，陳經理環顧賣場，銷售人員小陳、小張正積極遊說5組仍在猶豫的顧客下訂採買。每當越接近月底結算業績的時候，陳經理就胃部一陣痙攣，腦袋也跟著抗議。為了達到業績目標，他拿出計算機按來按去，正在盤算要加碼多少折扣額度，來促進業績達成。偏偏此時，總公司企劃部催討業績報表的電話催魂式地響起。陳經理掛掉電話後，忍不住大發牢騷地說：「幕僚單位每天只會跟我們要報表、檢討業績。難道填好報表就可以幫我們達到業績？」
第一線業務主管們，上述的小故事是不是讓各位點頭如搗蒜？所謂魔鬼都藏在數字裡，企業為了徹底掌握前線動態，莫不落實「報表領導」。因此，曾經有人以「上壓、下頂、左推、右擠」來形容基層主管的處境，除了在前線督導同仁爭取業績，更要撥出時間來回饋高層主管林林總總的週期性營運報表，常為此而叫苦連天。
以報表演奏現場音樂
儘管可以透過企業資源規劃(Enterprise Resource Planning, ERP)來協助製作定期的營運報表，降低第一線主管的工作負荷。但平心而論，許多報表的解讀仍需要透過第一線主管在現場的觀察與分析，才能窺探企業營運狀況的全貌。
因此，第一線主管必須擺脫被害人心態，換個角度看報表。實際上，報表的功能包括：
1.了解公司高層所重視的績效指標。
2.組織績效無法提升原因並找出改善之道。
3.客戶組成與對公司的業務往來內容是否有改變。
不僅第一線主管能夠透過這些數字來掌握市場變化的脈動，事半功倍地開拓業務，而高層主管亦可根據報表回饋，聆聽到現場的節奏，了解管理上中有什麼漏洞，強化數字管理，以落實營運計畫。
每家公司的營運報表雖因企業的需求不同而有所差異，但其構成內容物不外乎：
1.銷貨收入。
2.銷貨成本。
3.產品分類。
4.促銷成本。
5.銷售利潤。
3眉角填寫報表不抓狂
管理大師彼得‧杜拉客曾說：「時間是最匱乏的資源，無法管理時間，就無法管理其他任何事。」第一線主管常苦於沒時間寫報表，或寫了報表呈上去被上層主管「刮鬍子」退件重填。既然時間如此寶貴，首先必須要了解自己為何而填，進而掌握各品項填寫的眉角。
1. 銷貨收入
銷貨收入其實是每一筆客戶成交金額的累積總和。除了評估它的總量是否達成預測目標外，更要從顧客經營的角度來思考銷貨收入帶來的資訊。一個好的營運報表應該要從銷貨收入中衍生出顧客喜好、消費頻率、付款習慣等消費行為分析。以協助業務主管了解目前的主力產品為何？產品銷售有沒有受到季節性的影響？客單價有沒有產生變化？顧客群有沒有變化？這些都是可以透過營運報表窺探一二。
2.銷貨成本
銷貨成本除了進貨成本之外，還有產品運送的物流成本、延伸出來的賦稅成本等，雖然可將成本移轉給顧客承擔，但建議仍需列入成本作為營運報表的分析參考資料。因為透過銷貨成本的認列，才能協助業務主管清楚地了解到平均每件產品的銷貨毛利有多少，以利業務主管在進行促銷活動時，能準確的計算自己有多少籌碼可以運用。進而能夠以最符合成本效益的促銷手法，協助單位達成業績目標。
3.促銷成本
促銷成本經常會被獨立出來，進行分析促銷方案的效益。折扣與業績達成之間關係緊密，促銷折扣主要分為兩種方式，一種屬於現金折扣，另外一種屬於非現金折扣。前者顧名思義，就是透過降低成交價格的方式來達到成交目的。以公司立場而言，比較不傾向直接用現金折讓的方式來促進交易達成。因這種方式不但會直接侵蝕獲利，使用過於頻繁也容易破壞品牌形象。因此，現金折扣方式應以清庫存，要短期擴充市占率，或是單一買主一次性大量購賣而享有規模經濟成本的等情況時使用較為適當。
【完整內容請見《能力雜誌》2010年6月號，非經同意不得轉載、刊登】
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