|
富蘭克林一生非常勤勉努力地工作，他的工作顯得非常合理而有序，這主要得益於他善用大事表的工作習慣。富蘭克林曾自豪地對一個朋友說：「只要有大事表，大小事都能搞定。為什麼大事表這麼管用？其實，大事表的概念，就是讓你把所有應做的事完整地寫下來。它不只是寫今日或明日的待辦事項，而是列出每一件你需要去辦的事情，包括今天、明天，還有長遠的未來。
「所以，大事表寫得愈詳細，你就愈能掌握情況。有了大事表，你就不用再在桌上堆一堆文件了，你只要把這張表從頭到尾看一遍，就馬上知道自己該辦什麼、該向誰報告、該何時完成等，這中間如何安排，由你全權掌控。再加上辦公桌也已整齊乾淨，你就永遠不用在亂成一團的環境中做事了。」
富蘭克林給人們留下了他寫大事的要領，主要包括以下十三大要點：
一、用大張的紙。用大一點的紙來寫大事表，不要寫在信封背面或便條紙上。
二、保持整潔。大事表是很重要的文件，不要拿它當計算紙，或在上面亂畫。
三、把大事表放在桌上，方便隨時補記或刪除事項。
四、不要隔行書寫。一張紙通常可寫二十五到三十行左右，如果要新加內容，每行都要用到，不要空行。
五、不要用鉛筆，否則字跡容易模糊。
六、不要拘泥於先後順序。每天早上把大事表從頭到尾看一遍，找最重要的事來做。這樣完成的都會是重要的工作，而且成果豐碩，比浪費時間重寫一張表好多了。
七、不時看一看大事表，以完成重要工作為目標。
八、刪除完成的事。每完成一件工作，就把它在表上劃去。這比打勾還要有成就感。
九、完成任務後，找出下一件待辦的重要工作。不要花時間考慮，立刻動手做。
十、隨時補充新事項。要是一天之中，接到電話、收了信和電子郵件後，有新的事冒出來，別因此就放下手邊所有的事。只把新的工作加進大事表中，先把手上的事做完再說。
十一、另起一頁。大事表第一頁寫完了，就另起一頁繼續寫，不要擠在空白的地方。
十二、重新整理。完成了大事表第一頁上約半數的工作，就是重寫、合併事項的時候了，否則又會有一疊的大事表。方法很簡單，只要先把大事表的第一頁逐項看過，把待辦事項重寫在最新的那一頁上。寫完後，與第一頁對照一下，看看有無遺漏，然後第一頁就可以丟了，要不也可以把它歸入一個「舊大事表」的檔案中。
十三、為明日計畫。下班回家前，記得再看一遍大事表，想想隔天最重要的工作是什麼。然後為自己排定時間，寫在行事曆上，便於隔天一早就動工。這也是非常好的省時祕訣。
富蘭克林強調，不要先做大事表上的每件瑣事，然後再對付困難的部分。要領是：趁自己精力十足的時候，挑最重要的事做，也就是最花時間、最耗腦力、最耗精神的工作。這樣工作品質不但高，又能準時完成，成果也令人滿意，而且花的工夫、承受的壓力也相對減輕。
「很多人都怕大事表變得很長，因為他們認為一天之內就要把表上所有的事都辦好，要是辦不到，他們就垂頭喪氣，」富蘭克林說，「我自有另一套做法──我會把我該做的事全都列出來，這樣才不會忘記。通常我每天都會有一百到一百五十件左右的事（或電話）待辦。」
他又說，「你可別以為我一天之內就把這一百多件事全辦完了，我沒有。我的目的是每天都要把重要的事做完。因此有時我一天大概只從大事表上劃掉一件事，但是那件事是至關緊要、非完成不可的事。從這個角度看，我那天的產量還非常好哩。」
富蘭克林和大事表相伴終生，由此大大地提高了工作效率，獲益豐碩。
富蘭克林認為：養成把每項必辦的事記在大事表上的習慣，不但事半功倍，工作質量高，最重要的是，可以做自己的主人，安排自己的生活，使自己的人生更加亮麗。
【完整內容請見《講義雜誌》2010年10月號】
|
