本期文章

資料撈取Date Mining

撰文/陳伯松    

最近,國際稽核協會2013年年會(2013 ACIIA Conference)在臺北圓山飯店一連舉行三天(11月3日~11月5日)。會中,協會理事長Paul J. Sabel和執行長Richard F. Chambers各有一場演講,都著眼於內部稽核未來發展的展望。他們不約而同地強調,必須持續發展「資料撈取(Date Mining)」和「資料分析(Data Analysis)」的專業能力。究竟資料撈取與分析為何?與會計師審計工作又有何關係?
在當今企業內部的世界裡,95%以上的文件、工作紀錄、資訊檔案都電腦化,甚至其工作過程紀錄,亦然。企業內部若發生舞弊,舞弊者必然假藉電腦為之,對IT技術愈熟練的舞弊者(在舞弊者工作背景中,IT人員舞弊亦占一定比例),愈能熟練運用e-mail、短訊、網路,乃至操控、虛擬各種檔案,有時候,舞弊者的日常工作就在資料庫和總分類系統上。此外,舞弊者熟習如何影印、掃描、傳真技巧,以偽造、變造、竄改紀錄至如假包換的水準。如果您是那家企業的內部稽核或審計會計師或受任進行舞弊調查的鑑識會計專家,該怎麼辦?

資料選取,鑑識會計好的開始

所謂「資料撈取」,是一項運用電腦軟體,以協助鑑識會計調查專家(和內部稽核、審計會計師)檢查、辨認和匯出不正常的資訊趨勢、資訊型態以及異常的資料(Anomalies)來。如果發生舞弊,必須檢查的交易紀錄可能多達數以億計的筆數中,藏著數千乃至百萬計的有問題的交易紀錄,怎麼撈出這些?撈出的專業技術,即便在美國,也還正在發展之中,尚未成熟。所謂「資料分析」,是最快速、有效的工具,用來做為鑑識調查(以及內部稽核、外部審計)撈取資料前的準備,以指引、檢討資料撈取的方向。

許多資料,特別是非財務類和非會計類的訊息,通常不會出現在受查企業的財務報表上,也可能不會直接呈現在文件文書檔案或帳簿紀錄中,但卻與舞弊密切相關,在舞弊調查過程中,是掌握突破案情的關鍵。精準的資料選取,將是鑑識調查很好的開始,有了好的開始,後續展開的調查工作必然勢如破竹。

在進行鑑識調查或審計、稽核時,為何要運用「資料撈取」和「資料分析」?因為這項專門技術具備多項優點,它可分析大量的交易紀錄、交易型態、型態趨勢,找出進一步調查的線索,掌握案情,而不必陷入傳統方法一點一滴地蒐集資料。比起大量影印文件的方式,「資料撈取」即節省時間、人力、成本,又全盤掌握方向。而且,依據所設定的日期、時間、金額、核備者、支付者…等屬性所寫程式,並進行撈取百分之百的資料,不會遺漏任何一筆。

它可指出可能的不正常項目和趨向,確認可疑的誤區和交易,比較正常和不正常的交易紀錄。事實上,在進行調查各個過程中,包括文件檢核、實體調查,甚至於約談時,它都是不可或缺的利器,用於對外說明(包括向公司管理階層、治理單位、審計委員會,甚至在法庭上時)更具說明力。此外,它可用來估量損害的範圍。

專家判斷,乃鑑識調查之核心

不過,在運用「資料分析及撈取」技術時,大家必須理解,它只是鑑識調查過程之一,不能取代其他鑑識調查工作,更不能只憑所撈出資料(尚未證明其攸關、有用),就完成調查。鑑識調查專家不能太依賴此法,而忽略配套,資料的分析和判斷更基於專家的經驗和智慧,其他諸如文件審閱、約談等更有賴於專家良好的判斷和經驗。此外,專家必須謹記,並非單一種撈取方法、工具即能適用所有情況,事實上,資料分析和撈取須因案情性質和規模適當考量運用。專家最好在出外勤之前,即進行完整資料分析-撈取-研判的工作,因為所撈出的資料若不正確,所引導的調查方向亦不正確,導出錯誤或無用的結論。

我國審計準則公報第43號「查核財務報表對舞弊之考量」中,亦早已引進「資料分析與撈取」的觀念,第69條「個別項目聲明之查核程序」,查核人員對可能有因舞弊導致重大不實表達風險的查核對策,建議改變查核程序,查核技術,藉由「電腦輔助查核技術」以取得更多查核證據(1之(1)段),以及建議擴大查核範圍,使用電腦輔助查核技術(3之(2)段)等,所稱之「電腦輔助查核技術」,包括了「資料分析與撈取」的專業工具,它也是會計師進行審計的有力工具。


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