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1.做好心理建設
職場心理學專家塚越友子認為，每個人首先必須認知自己有拒絕別人的權力。其次，找個能自在講話的場所，並且考慮談話的時機。接下來是想清楚要拒絕對方要求中的哪個部分，並且預先準備好能明確傳達出「這個部分我沒辦法幫你，但如果改成……，我就可以幫上忙」的訊息。最後是設想傳達訊息之後可能會發生的狀況。
2.找出「Yes/No」之外的選項
遇上同事請求協助的時候，自覺只能接受或拒絕，沒有轉圜餘地，也是導致人們無法拒絕的原因之一。其實，只要把拒絕別人的請託當成是在跟對方交涉，就比較能夠打破心裡障礙，沒有那麼難開口。
假設完全接受對方的請求是100%，徹底拒絕是0%，那麼不妨試著向對方提出90%、70%或50%的方案。你可以從請託的「內容」「期限」和「數量」做評估，比如說，90%接受是「期限延長3天的話就辦得到」；70%接受是「無法擔任專案經理，但是參與專案沒問題」。
3.拒絕前表達感謝，拒絕後致上歉意
拒絕的說法也有一套固定模式可循：先以感謝的口吻，謝謝對方提出邀請；然後以緩衝句「不好意思」「遺憾」接續，讓對方有被拒絕的心理準備；接下來說出理由，並加上明確的拒絕：「因為那天已經有約了，所以沒辦法出席。」 如果婉拒是比較無關緊要的邀約（如飯局），只要說今天不方便就好；但如果是要拒絕額外的工作，就必須說出今晚無法加班的具體理由。最後不忘加上道歉，以及希望保持關係的結尾：「真的很抱歉，若是下次還有機會，我會很樂於參加。」
4.電話或e-mail拒絕要格外溫和
電話溝通看不到說話者的表情和動作，有時就算說法客氣，對方還是會覺得你的態度強硬，因此講電話的時候要增加緩衝句，盡可能體貼對方的心情。e-mail則是連聲音的抑揚頓挫都沒有，容易給人公事公辦的感覺，因此要增加感性的詞彙。
5.正面朝向對方，放鬆眉頭
說話的姿勢、表情、音調也會給人不同的感覺。拒絕時要盡量正面朝向對方，側身容易給人警戒心強的感覺。蹙眉也會給人負面的印象，盡量有意識地紓緩眉頭，以接近微笑的溫和表情講話最適當。（本文取材自《THE 21》雜誌11月號，PHP研究所出版。整理 / 張玉琦）
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