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溝通7迷思 小心弄巧成拙

文/蔡茹涵;圖/王創緯    

從簡報、外出提案、開會發言到向老闆爭取權益,談吐兼顧內容與風采,令人一聽就明,早已是所有工作者的必備能力。不過,有哪些想當然爾的溝通法,可能一不小心,反而幫了「倒忙」?《Cheers》雜誌整理出職場溝通7大常見迷思,幫你打破似是而非的觀念,從此不再弄巧成拙!

迷思1 開門見山切入主題,有效率展現重點?

「第一句話」鋪陳氣氛,務必謹慎

當你抱著「今天一定要講清楚這件事」的決心,和溝通對象面對面時,是否總是一開口就直接切入主題?這個看似好習慣的做法,固然能提升效率、避免模糊焦點,卻也可能無形中成為阻礙溝通的幫兇。

日本產業心理諮商中心代表取締役理事長野原蓉子,在著作《輕鬆說出難以啟齒的話》中強調,唯有兩人之間的「第一句話」,就讓對方感受到這段談話極具意義、這段交流時間非常值得,後續溝通才能事半功倍。

第一句話該怎麼說?她建議,可依照雙方關係做進一步判斷:

‧面對好久不見的人:「我注意到你最近做的××案子……」傳達出一直都有關注、參予對方成就的訊息。

‧面對常碰面但少交談的人:「我一直想跟你聊聊,可惜始終沒機會,真是抱歉。」可主動承認填補以往不常交流的距離感。

‧面對經常聯絡的朋友:「今天我有重要的事想跟你談,方便聽我說嗎?」點出急迫性,更能創造日常閒聊以外的深層交流。

‧上司面對部屬:「這一陣子很拼命喔」或「最近辛苦你了,還好嗎?」能創造出「我有把你的努力看在眼裡」的訊息,增加部屬的好感與信任。

‧部屬面對上司:「我研究了關於××的資料,有些點子想和你討論看看……」面對忙碌的主管,直接點出談話主題和「你預先做了功課」這2件事,更能提升溝通意願。


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迷思2 把握時間陳述己見,對方能更了解?

耐心傾聽,比滔滔不絕更有好印象

一碰面就滔滔不絕、自顧自陳述自己的想法,是多數人最容易犯下的溝通錯誤。

事實上,「溝通」並不等於「說服」,因此適時保持沉默,耐心傾聽對方的想法與訴求,才能達到真正的雙向交流。

野原蓉子進一步指出,「傾聽對方」與「表達意見」的比例盡量以8:2、9:1為佳,「最奇妙的是,你愈是傾聽,對方愈會覺得『說了好多話』而感到心滿意足,反而對你抱持很好的印象。」

也因此,在以適當的「第一句話」開場,並明確展現個人來意後,務必提醒自己,預留大量時間傾聽對方需求。若想進一步展現出「你聽進去了」,可搭配2種做法:

‧重複對方的談話內容,如「所以你認為這可能會造成銷量下滑?」

‧以自己的話重新整理對方的說法,再直接確認,如:「你剛才所說的,就我的理解是這個意思,對嗎?」


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