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「硬功夫」是工作上必備的專業能力，「軟技巧」則不但有助於團隊合作、讓工作者更有效率地發揮專業能力，還能讓工作者透過理解他人的想法，與同事合作相處時更加順利和諧。總的來說，軟技巧包括以下5個面向：
1.了解「說話」和「溝通」的差別：說話並不等於溝通，溝通包括發問、說服、表達等層面，要達到溝通目的，說話時切忌帶有責怪、質問的口氣。即使是主管向部屬交辦工作，最好也能加上一句「能不能麻煩你……」。如果不了解說話與溝通的差別，不妨比較以下兩句話：
A句：你上次那份報告遲交了！這次給我做快點！
B句：這份報告很急，能不能麻煩你在星期三之前完成？如果需要幫忙，請告訴我，謝謝。
兩句話都是表達「快一點」的意思，但B句聽來就是比A句委婉，溝通效果自然較好。A句只能稱得上是「說話」，B句則因為加上了軟技巧，因此可稱為「溝通」。
2.抱怨只會造成失敗：計畫趕不上變化，變化趕不上老闆一句話。身處瞬息萬變的職場，必須培養自己以正向思考面對變化的心態，找出讓自己和他人雙贏的解決之道，絕對不要抱怨，因為沒人喜歡和抱怨連連的同事相處。
不妨想想看，你身邊令人討厭的失敗鬼是怎麼做的？他們就是一直抱怨個不停。
3.以自己的能力找到解決方案：許多員工在職場上常會有「別人比我更懂」的迷思。我們很自然地會以為主管懂得所有的事或知道正確答案，其實他們多半沒有。
所以，你如果注意到有什麼不對勁，儘管指出來，就算你的提案有可能被駁回，至少大家都記住了你的名字，也都知道你可以跳脫框架思考。
4.不要被細節綁死：太在乎工作細節，可能會得到兩極化的評價。而在大部分情況下，過分專注在細節，常會讓人見樹不見林，甚至動彈不得。
因此，完美主義者最好放掉一些無關緊要的小細節，如果一直困在裡頭，痛苦的只是同事和部屬，問題也會變得更難收拾。
5.反覆確認彼此對「常識」是有共識的：「這是客戶要的急件，請馬上寄出去。」身為助理的你，接獲主管這樣的指示，你會怎麼做？平信？限時信？還是快遞？
「常識」就是「你以為大家都知道的事情」。身為經理人，你還必須多做一道功夫，確認部屬真的都知道你所認為的常識。
上述的例子中，如果主管沒有特別交代要用快遞寄出，助理可能會「馬上」用「平信」寄出，因為主管只說馬上寄出去，沒說寄快遞。如果未能再度確認「常識」是主管與部屬彼此都知道的事情，有時甚至可能會造成企業莫大的損失。
在職場上，除了有專業能力的硬功夫之外，也要搭配軟技巧，與人為善、及時完成任務，對升遷將大有助益。
（取材自《軟技巧，還是硬道理？》，佩姬克勞絲著，商智文化出版。）
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