|
1.採用活頁式筆記本：方便調換內頁順序
匆忙趕進會場，隨手翻開筆記本，找到空白頁開始寫......日積月累之後，筆記內容的順序大亂，整理和翻閱都很麻煩。《筆記女王的手帳活用術》作者林珮玲建議，選用活頁式筆記本，就可避免這個問題。
活頁式筆記本不僅可以任意移動寫過的筆記頁，方便筆記本內頁的整理與分類，讓人不必每次做筆記，都得翻找上回記錄處，還可以任意抽換不同格式的活頁紙，讓筆記本運用更靈活。即使是講義或會議資料，林珮玲也建議以打孔機打孔後，與相關筆記頁面夾在一起，讓資料收納更有條理。
2.使用最普遍的活頁筆記本規格：26孔
在選購活頁式筆記本時，誠品文具管區副理湯如瑩建議，26孔版本是最佳選項，因為這是市面上最常見的規格，日後要換購不同的筆記紙內頁或活頁夾，不僅容易買到，選擇也多，使用上遠比6孔或32孔等版本更便利。
3.明確的表頭標記：X mark標記法
明確的表頭標記，是筆記不可或缺的基本功，市售筆記本多半已於頁面印妥供表頭標記的欄位，目的在於方便事後進行筆記內容的追蹤與管裡。
若手邊筆記本並無此欄位，可參考日本筆記術達人和田茂夫所建議的「X mark」標記法：在筆記頁上方畫一個X記號，順時針依序填上「主題」「相關資訊」（如與會人、資料來源、關鍵字等等）「日」「月」，方便日後翻閱時，能快速進行索引。
4.有效的版面配置：康乃爾筆記法
康乃爾筆記法（Cornell Method）是由美國康乃爾大學發展出來的筆記技巧，最大特色就是：把兩條線，以「歪基心的倒T字」組合，將版面切割為「一大兩小」3部分：左方小區塊用以記錄日期、主題、與會者等基本資料，右方大區塊用做記錄內容的主要範圍，下方區塊則做為補充資訊或個人想法的記錄區。
透過將版面切割為3個區塊，明確區分「基本資料」「筆記內容」「相關補充或個人意見」這3種資訊，可便於事後閱讀時一目了然。
5.預留空白位置：便於補充註記
林珮玲強調，一般人記筆記時最常犯的錯，就是把整張紙填滿，忘了留白。
預留空白主要有兩個好處：（1）方便補上臨時想到的相關資訊或心得，不但可以避免頁面上到處是拉線，顯得凌亂不堪，還可以避免隨手、隨處記下靈感，事後根本忘了記在哪裡；（2）方便日後整理筆記時，可以寫下心得或相關延伸思考，讓筆記更完整。
6.抓出關鍵字：串字作文
在邊聽邊寫筆記時，無可避免地必須簡化內容，但如何做到「簡而不陋」，林珮玲建議採用「串字作文」的方式，先抓出關鍵字（例如重要人名、專有名詞、相關行動等等），並以「主詞＋述語」的方式簡述彼此關係，待事後整理筆記時，再將所有關鍵字串在一起，透過「串字→詞→句→段→文」的延伸法，還原完整的敘述內容。
7.活用線條和圖解：呈現事物順序與關係
線條與圖解是簡化筆記內容非常好用的方法。和田茂夫表示，最常用的線條為「→」和「—」，可明確標示出事情的順序或物件彼此間的關係；最常用的圖解則是「○」和「□」兩種圖形，主要用以標示「物件」與「行動」。其他諸如長條圖、折線圖、圓餅圖等等，也是筆記時的好幫手，透過簡單的幾何圖形，就能闡釋原本需要大量文字敘述的資訊。
不過和田也強調，不管是線條或是圖解，描繪時只要能明確示意即可，沒必要過度講求精確和美觀，免得浪費太多時間在繪圖上，本末倒置。
8.依序記錄，寧可留空也別怕浪費紙
和田茂夫認為，筆記應從上至下按照主題依序記錄，並配合句子間的敘述邏輯適時換行，確保每句話的「記錄順序」都能被辨識，以便日後做整理時，能夠釐清哪些事情敘述在前，哪些發生在後。
千萬不要為了省紙，把整張紙抄成一片字海，事後還得逐句閱讀，才能找出資訊的順序性關連，徒然浪費時間與精力。
【完整內容請見《經理人月刊》二月號】
|
