|
台灣愛普生影像科技事業群總經理陳維鈞
簡報是高階主管認識員工最直接的方法，用心、不用心，一站上台，都會被放大檢驗。可以說，要讓主管對你加分或扣分，全都維繫在簡報上。
自2002年以台灣愛普生（EPSON）史上最年輕總經理之姿走馬上任以來，陳維鈞參與過無數場或精彩絕倫、或乏善可陳的簡報會議。在他看來，簡報中可能犯的錯誤成千上萬，但總歸而言，最常見的問題便是缺乏對聽眾的同理心。
「簡報，不是你一個人的事，」陳維鈞觀察，許多簡報者經常沉浸在個人的獨角戲裡，滿腦子只想著「我該說什麼」「我要怎麼說」，因而忽略了「聽眾希望聽到什麼」「怎樣才能讓觀眾聽完簡報後滿載而歸」，讓簡報成為了單向溝通，未能達成預期的成效。
聽故事的人，才是簡報主角
陳維鈞認為，一場成功且令人回味無窮的簡報，是由「3C」所組成，即Customer（顧客，指聽眾）、Creativity（別出新裁的創意）、 Control（現場氣氛的掌控，與說服力的傳達）。能夠兼顧3C，通常便足以完成一場精彩的簡報。不過，許多簡報者卻經常顧此失彼，難以面面俱到。對此，陳維鈞建議，在求簡報的「精彩」之前，應該先設法做到「不出錯」，關鍵就在於掌握住Customer的需求，把聽眾的需求放在心上。
不夠貼心，簡報者常犯4個錯誤
陳維鈞歸納出了4個簡報者常因為不夠體貼聽眾而犯下的錯誤。
1.未能體察聽眾狀態，造成聽眾負擔：許多跨國會議為求效率，經常會為與會者塞滿一整天的會議行程。碰到這種行程滿檔的聽眾時，簡報者如果未能妥善做好時間規畫，只是自顧自地照本宣科，將簡報時間拖得「落落長」，不難想見將換來台下此起彼落的打呼聲。
因此，依照與會者的行程安排情形，設想聽眾當時的身心狀態後，再進行簡報流程的規畫，會是比較貼心的做法。陳維鈞就曾經在正式簡報前，先秀出一些自己到日本京都遊玩的照片，或是特別規畫一段「樣品傳閱時間」，不但能夠有效地破冰，也能緩和聽眾的緊繃情緒。
2.塞入過多資訊，讓人難以消化：在思索簡報內容時，簡報者經常忘了將聽眾「想聽的內容」「容易理解的方式」一併納入考量，只是胡亂塞入自己想說的東西，結果導致投影片上的文字及資訊量過多。這樣毫無章法的內容安排，可能壓縮到每張投影片的停留及解說時間；正當聽眾還在吸收消化投影片內容的時候，簡報者就因為時間緊迫急忙跳至下一張投影片，徒留聽眾在後頭苦苦追趕。
要了解聽眾到底想知道什麼，陳維鈞提供了一個小祕訣：事前進行小型的問卷調查，只談聽眾想知道或不知道的事。他也提醒，任何停留不到5秒的投影片，都是不必要存在的，應立即刪除。
3.照本宣科，死氣沉沉：很多簡報者習慣窩在台上一角，看著手稿或投影片逐字照唸，導致簡報過程枯燥乏味。「聽你唸還不如我自己看！」陳維鈞認為，好的簡報者會設法讓聽眾融入其中，透過語氣、聲調及肢體語言的轉換，為簡報的氣氛添增上下起伏。
「當然不是每個人都能成為Steve Jobs，」陳維鈞說，舞台魅力固然是與生俱來的天賦，勉強不來，但只要準備充足，必定能找到最自然的表達方式。
4. 背對觀眾，與現場「零互動」：從簡報者在台上站的位置，就可以看出他們有沒有把聽眾放在心裡。出席簡報的聽眾，真正要聽的其實是簡報者的解說，投影片只是輔助工具，只可惜，很多人卻習慣背對聽眾，對著投影螢幕依樣讀稿。
陳維鈞認為，讓投影片變成主角的簡報者，一定是從頭到尾都沒有考慮過聽眾的需求。相反地，在意聽眾的簡報者，則是會細心留意聽眾的表情，針對聽眾的反應即時調整簡報內容或解說速度。簡報者只顧著說話，放任聽眾自行解讀，是不負責任的做法。
用心、不用心，台上見分曉
「要讓主管對你加分或扣分，全都維繫在簡報上，」陳維鈞指出，對高階主管而言，簡報是認識員工最直接的方法。透過一個人的簡報表現，可以看出他的準備心力與工作態度，「同時也能看出員工對公司產品的認同感。」陳維鈞憶及1995年一次讓他錯愕的聽取簡報經驗：當時的簡報主軸，環繞在愛普生推出的第一台彩色噴墨印表機；然而，簡報者在台上大力陳述新產品的種種功能時，所使用的投影片卻都是採黑白印刷，讓台下所有人面面相覷。「用心或不用心，站到台上都會被加倍放大，這正是簡報最讓人愛恨交織的地方，」陳維鈞說道。
※延伸閱讀：
‧思考「自己和對方要什麼」，釐清簡報目的
【完整內容請見《經理人月刊》七月號】
|
