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你有過這樣的經驗嗎？工作一大堆，卻不知從何處著手；或是，原以為事情會順利開展，卻突然陷入無法解決的麻煩…
上述困擾，全是因為缺少「工作預測力」。《提升3倍效率的工作預測力》作者吉山勇樹提到，「工作預測力」指的是在進行任何一項工作之前，預先思考過所有可能會影響成敗的問題或困難，並提出解決辦法。假如事前未進行沙盤推演，最後極可能會以一連串的失敗收場。
想要成為「預測力達人」，吉山勇樹建議可從：風險管理能力、想像力、溝通力、覺察力、持續力這5個方向開始進行鍛鍊。
1.鍛鍊「風險管理力」，臨機應變
首先，經常將自己所能想到在工作可能會出現的意外狀況（無論發生機率多麼微小），全都記在紙上。接下來，針對條列出的每一個可能發生的突發事項，思考「如何避免意外發生」「若意外真的發生，該如何解決」的應變方法。
最後則是確認「開始行動的時間點」，也就是執行方案的「引爆點」。設定引爆點好處在於，能夠清楚讓每個人知道什麼時候應該靜觀其變，什麼時候又該採取動作，以免真碰到問題時，卻無法掌握停損的時機。
2.鍛鍊「想像力」，創造更多選項
著手開始做事之前，應先針對工作內容「擴大發想」，想像該項工作是由哪些細節組合而成，或是設想還可以利用哪些方式完成工作。其次，將自己接下來的行動「影像化」，藉由具體的畫面，慢慢釐清腦中模糊不清的想法，有助於之後實際行動更為簡潔順暢。
吉山勇樹建議，進行發想時，首先應重視「量」，任憑想像力不斷奔馳，不需要限定品質與方向。書中介紹了4個發想法，可幫助工作者快速掌握創意思考的方法。
（1）垂直式思考：以既有概念做為出發點，深入挖掘其他想法；
（2）水平式思考：打破原有框架，從不同角度剖析及組合不同的概念；
（3）矩陣式思考：畫下一個或多個九宮格矩陣，將主要概念擺進正中間的格子裡，向外幅射思考，讓發想變多變廣；
（4）聯結式思考：從某一個行動開始，一個串著一個不斷地聯想，最後每項工作都會連結起來，便能掌握事情的順序和邏輯。
3.鍛鍊「溝通力」，傳達正確訊息
在工作場合上，時常會碰到讓人啼笑皆非的「傳話遊戲」——自以為已經告知對方，對方卻沒有「正確地」接收你所傳達的訊息。無論是口頭搭話或實際行動，溝通的目的都是為了讓對方有所回應。假如對方聽完訊息之後，卻不知作何反應，就代表溝通無效，甚至會產生嚴重誤會。
適當的溝通，首先應思考如何以對方能夠理解的方式來陳述內容，並盡快進入主題，方便對方預想事情的全貌。另外，為了讓說明更清晰，也可利用圖形、插畫、表格等方式，強化對方在內容上的理解程度。
4.鍛鍊「覺察力」，發掘改變契機
要學會預測，必須先對周遭發生的事物有所感覺。吉山勇樹將一般的覺察模式分為兩類，一是被動式的覺察，二是主動式的覺察。
被動式覺察表示是因為受到外在人、事、物的刺激而學習到新知，或是體認到自己的不足，進而採取相關作為，比方說聽了一場好演講，而獲得心靈上的成長。主動式覺察則代表自己主動觀察到周遭的變化，例如發現到自己每次都是將工作拖壓在最後期限之前，才手忙腳亂地完成，所以決定之後一旦被分配到新工作，就要將它切分為數個小階段，排進每天的計畫表。
5.鍛鍊「持續力」，讓習慣成自然
經常聽到有人說「我每天要運動30分鐘」之類的自我約定，不過下場通常是三分鐘熱度。吉山勇樹認為，對於自我約定，務必立下嚴格的規範，預先規定好一天當中的某個時間做某件事情，如此才能慢慢地養成習慣。
然而，養成任何習慣的過程都會碰到困難，而挫折總會讓人懷疑自己能否辦到。這時，作者強調，在找理由放棄之前，想辦法摧毀不能持續的理由，同時努力尋找堅持的方法，雙管齊下，才不會下錯決定，最終讓自己後悔。
（本文取材自《提升3倍工作效率的工作預測力》©YUUKIYOSHIYAMA2009，台灣東販出版。）
【完整內容請見《經理人月刊》七月號】
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