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麥克‧馬諾（Mike Mothner）是美國一家搜尋引擎行銷公司Wpromote的創辦人，擁有50名員工。和多數主管一樣，馬諾的工作也經常被瑣事打斷。每早馬諾一坐進辦公室，電話就開始接二連三響起，他的工作不斷被迫暫停。此外，他還有個習慣，就是讓電子郵件及MSN隨時處於登入狀態，一有信件馬上打開來看，一有人呼叫，馬上回覆。
可想而知，光是應付這些事就耗掉馬諾大量時間，於是馬諾開始重新組織他的工作方式。
妙招1
15秒解決一封電子郵件
首先，馬諾改掉隨時收信的習慣，而是固定在早上開始工作前、中午用完餐以及下班前3個時段收信，並且不再隨時掛在MSN上。
此外，馬諾也不再接聽電話，而是把這項工作交給語音信箱，然後利用一套名為PhoneTag的軟體，將語音郵件全數轉換成電子郵件，自動寄送到他的一個特定信箱。如此一來，馬諾既不用中斷工作去接聽電話，語音郵件也能全數轉成文字，成為他的「待辦事項清單」。
現在，馬諾平均每天收到300封郵件，寄出75封，處理時間則大幅縮短，「用電子郵件來處理事情，效率高太多了，」馬諾在接受美國《商業週刊》（Bloomberg BusinessWeek）採訪時，高興地說：「我甚至15秒就可以解決掉一封郵件。」
不過，馬諾並不是看到信就回，而是依據事情的嚴重性以及處理的時間長短，為這些信件排列5個等級，1代表最重要且最緊急，5則是最不重要。他會在看完信後立即做判斷，然後依序處理。
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